La mayor parte de nosotros esperamos que nos vaya bien el día, que consigamos un buen puñado de cosas… aunque poco nos preocuparnos por los detalles que hagan que vaya realmente bien. De algún modo es como esperar que suceda lo mejor por arte de magia. En realidad, eso es como aceptar que “lo que me suceda, bien estará, y trataré de afrontarlo lo mejor posible” en lugar de dirigir nuestro día y por extensión incluso nuestra vida. John Kotter lo explicaba muy bien en su célebre frase:
“La mayor parte de las personas no dirigen su vida, sino que aceptan su vida”.
Estoy convencido que una de las claves más importantes a la hora de obtener mejores resultados en nuestro día es aquello que hacemos en ese tiempo. Las buenas decisiones de lo que hacemos en el tiempo que tenemos, nos acercan al objeto deseado, las malas decisiones nos retrasan.
Te propongo 5 sencillos hábitos a tener en cuenta para tomar decisiones más eficaces en aquello que hacemos durante el tiempo que tenemos. Ah! Y no vale decir “no tengo tiempo” porque en realidad buscamos “tener más tiempo” o mejor dicho acabar antes. Te anticipo que la eficacia con aquello que hacemos en un tiempo determinado no es una cuestión de ser más rápido. Puede parecer un contrasentido. Por un lado, digo acabar antes y por otro que no es cuestión de ser más rápido… ¿entonces de que es cuestión? Es una cuestión de dos dimensiones fundamentales:
1. Tomar consciencia de lo que hacemos y,
2. Tomar las decisiones apropiadas.
La gestión de tareas y su eficacia no es una cuestión pura de rapidez sino de toma de decisiones. No es tratar de correr más, es tomar las decisiones oportunas.
Veamos los 5 Hábitos que te ayudarán a tomar mayor consciencia y a mejorar tus decisiones para ser más productivos:
1. Aprende a decir NO.
Este hábito es uno de mis puntos de mayor debilidad desde la perspectiva de la productividad. El título de la película sería “Cómo permitir que mi boca, sobrecargue mi espalda de tareas”. Pocas veces me planteo cómo va a afectar a mi productividad el decir SÍ a una propuesta no prevista. Debo tener vocación de ayudar a todo el mundo porque tengo gran dificultad para decir NO a cualquier propuesta. La parte buena de esta debilidad personal es que, aunque he mejorado muchísimo, tengo aún un margen de mejora espectacular. De 1 a 10 ¿Cuál es tu nivel en esta área? ¿Tienes también margen de mejora?
Seguramente recibirás propuestas muy interesantes. Propuestas de esas que estás deseando decir bien alto ¡SÍ!… pero propuestas que si tienes la sangre fría y te preguntas ¿está esta propuesta en mi plan de viaje? ¿Me va a ayudar en algo a conseguir las metas? Si la respuesta es NO a ambas preguntas… lo sé… estaría muy bien decir ¡SÍ!… pero quizá no sea lo más oportuno si te va a apartar, retrasar y poner en riesgo tu planificación. En mi experiencia, me he encontrado en demasiadas ocasiones realizando tareas a las que decidí decir ¡SÍ!, perdiendo mucho tiempo en ellas para darme cuenta de que lejos de ser una buena decisión, retrasaban y ponían en riesgo aquello que verdaderamente buscaba.
Debemos aprender a decir no a buenas cosas, para decir sí a las que en realidad más nos importan. Cuando dices SI a todo lo demás, te dices NO a ti. Te dices NO a terminar tus cosas del modo que deberías y en el tiempo que te gustaría. Incluso dices NO a conseguir.
2. Si no está en papel, no hagas nada.
La eficacia nace del control de mi día. Tener las ideas claras, y comenzar a priorizar. Quiero aclarar algo muy importante. Planificar no tiene porqué implicar ordenar para hacer más. No hay nada más ineficaz que ser eficaz en aquello que no nos produce lo que buscamos o no nos acerca a la meta. Es como andar sin llegar a ninguna parte.
Cada minuto empleado en planificar nos puede ahorrar una media de 10 minutos de ejecución. Así que, sólo nos llevará 10 minutos el planificar el día y nos podría llegar a ahorrar hasta dos horas al cabo de todo el día. Sin duda, la productividad pasa por la reflexión.
De algún modo, el tiempo no planificado siempre se pierde en tareas no importantes, innecesarias o en urgencias. Creo que no tiene nombre esta Ley pero debe ser de la familia de la Ley de Murphy porque no sabría el porqué pero sucede al 100% ¿Te pasa a ti también?
Terminar el día en papel antes de comenzarlo quiere decir que o bien tu primera tarea del día será programarte o bien que lo sea la última del día anterior. Si me permites un consejo, particularmente prefiero la segunda opción. El motivo es que me permite comenzar el día siendo productivo y eso me da una ventaja anímica. Cuando no lo hacemos en papel, no tenemos objetivos diarios claros y entonces puede pasar que o todo nos parezca bien o todo nos parezca mal. No se cual de los dos resultados da más miedo. Cuando lo escribimos en papel de algún modo le damos unos tintes de tangibilidad a nuestros objetivos. Los hacemos visuales y por tanto comienzan a ser reales. Además, en poco tiempo el papel nos ayuda a conocer mejor nuestro rendimiento, y así es como podremos planificar cada vez mejor.
3. Para aprovechar el tiempo, ten visión de futuro.
La Productividad se inicia en el control de nuestro día. Tener las ideas claras, y comenzar a priorizar es obligado. Pero no es suficiente. Además de definir lo más inmediato, es fundamental tener una perspectiva a medio-largo plazo. Espacios de tiempo que pueden ir desde 1 a los 10 años, dependiendo del tipo de proyecto/s. El motivo es que nos dan una orientación de futuro clara que nos saca de la inmediatez y de la ocupación constante. La perspectiva es nuestro mejor aliado para salir del “estar ocupados” y poder pasar al “ser productivos”. Así es como llegamos a la compresión de ¿qué es lo que importa? ¿qué debería hacer? ¿qué debería dejar de hacer?… porque sabemos el fin de lo que hacemos. La Perspectiva nos hace más Productivos.
Así que permite que tu perspectiva de largo plazo, determine tus prioridades a corto plazo. … y no que estar “tan ocupado como sea posible”, sea lo que determine tu actividad. Las agendas están hechas con el espacio suficiente como para que no nos falte espacio, no con el fin de que las llenemos de tareas por obligación. Tu mandas, la agenda ayuda y no al revés.
4. Encuentra tus factores limitantes.
Otro gran descubrimiento. Nos tenemos que deshacer de los factores limitantes. Generalmente el “enemigo” no está ahí afuera, sino bien dentro. Dentro de nosotros. En nuestra eficacia personal existen una serie de factores que nos retrasan. ¡Ojo! Algunas de esas cosas son cosas que nos encantan hacer pero que nos limitan.
Con esto quiero decirte que los factores limitantes no tienen porqué ser cosas que no te gustan hacer. Sencillamente son cosas que nos limitan; sean buenas o sean malas.
Uno de esos factores limitantes que he detectado en mí es la “necesidad de ser perfecto”. Mejor dicho, la necesidad de hacerlo todo perfecto. Me ha costado darme cuenta que el primer objetivo es hacerlo y que eso es lo que nos da la perfección con el tiempo. Por eso, la primera vez de cualquier cosa, será complicado ser perfecto. La perfección no es un ingrediente, es un resultado. Además, la percepción personal de la perfección, ¡no suele coincidir con la de nadie más ¡Como dice el famoso eslogan: ¡Just do it!
Si no afrontamos de forma seria cuáles son nuestros factores limitantes, seguiremos atrapados en la misma cárcel. Sea cual sea la cárcel de cada uno. Así que pregúntate ¿Qué es aquello que te limita (te guste o no)? y después ¿Cómo lo voy a cambiar?
5. Comprende lo que quieres lograr.
El primer paso hacia tu éxito diario pasa por reconocer que Nunca hay tiempo para hacer todo, pero siempre hay tiempo para hacer lo más importante.
Si eres como yo era, seguramente te has encontrado muchas veces tratando de ejecutar el máximo volumen de trabajo, sin haber pensado antes el retorno de cada una de esas tareas. Es la filosofía de hacer el 100% por pequeña que sea la importancia de algunos de esos trabajos. Eso no es saber lo que quieres lograr con total claridad. Cuando has analizado la necesidad de aquello que se supone que tienes que hacer es cuando puedes definir la necesidad de cada tarea. Y entonces priorizas. ¡ojo! Priorizar no es sólo poner un orden a las tareas. También es eliminar tareas de la lista. Nunca hay tiempo para hacer todo, pero siempre hay tiempo para hacer lo más importante. Ahí es donde más tiempo se me escapaba, en mi inhabilidad para eliminar tareas improductivas.
Sidney Howard dijo que:
“La mitad de saber lo que quieres, es conocer aquello que debes dejar antes de conseguirlo”
La falta de claridad es probablemente el concepto más importante en productividad personal. Si no sabes lo que quieres conseguir, te encontrarás haciendo las mil y una tareas que se espera que hagas. Las cuales no tienen porqué ser las más idóneas. Cuando haces un puzle, miras constantemente a la caja ¿verdad? Buscas claridad constantemente… no puedes conseguir aquello que no tienes claro. No puedes montar el puzle sin la foto.
El momento en el que ganas claridad, estas mucho más cerca de conseguirlo.
Sencillos de entender, pero difíciles de aplicar con maestría. La productividad personal es un aspecto importante del autoliderazgo. Conocer y practicar sus hábitos principales son clave.
- ¿Cuál de los 5 hábitos te ayudaría a ser más productivo? y
- ¿qué tendrías que hacer para ello? Tienes mucho recorrido, plantéatelo.
Me encantaría conocer algún hábito que te funcione personalmente a tí y que pudieras compartirlo conmigo. Para ello te invito a que dejes tus comentarios un poco más abajo. Gracias
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